Mở quán cafe: 9 bước đơn giản dành cho người mới 2023

Bạn đang có ý định mở quán cafe nhưng lại chưa biết bắt đầu từ đâu? Bạn cần chuẩn bị những gì để sẵn sàng cho việc kinh doanh ngành F&B? Làm gì để kinh doanh giúp lại lợi nhuận và vận hành hiệu quả? Hãy để ALEVA mách bạn cách xây dựng một thương hiệu cafe của chính mình nhé!

Cách trang trí quán cafe góp phần giữ chân khách hàng

 Nghiên cứu cafe và thị trường bán lẻ tại địa phương trước khi mở quán cafe

Việc đầu tiên các bạn phải thực hiện đó là nghiên cứu thị trường cà phê và thị trường bán lẻ tại địa phương mà bạn chuẩn bị kinh doanh. Đây là bước vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến việc mở quán cafe và vận hành sau này.

Nghiên cứu thị trường cà phê và thị trường bán lẻ tại địa phương mà bạn chuẩn bị kinh doanh

Việc nghiên cứu sẽ giúp bạn tìm hiểu về xu hướng kinh doanh và tiêu dùng tại địa phương. Bạn nên nắm rõ được những thuận lợi và khó khăn từ trước để giúp để có chuẩn bị và định hình được hoạt động kinh doanh.

Xác định rõ khách hàng tiềm năng trước khi mở quán cafe

Phụ thuộc vào đối tượng khách hàng để lựa chọn ý tưởng decor quán cà phê

Khi có ý định mở quán cafe, bạn nên xác định rõ được khách hàng tiềm năng của mình. Khách hàng của bạn là ai? Khách hàng nằm trong khoảng độ tuổi nào? Khách hàng thuộc nhóm nghề nghiệp nào? Mức độ chi trả cho đồ uống của khách hàng là bao nhiêu? Tần suất và thói quen khi đi uống của khách hàng ra sao?

Sau khi đã xác định được nhóm khách hàng tiềm năng và những đặc điểm của họ, bạn có thể tìm kiếm và lựa chọn địa điểm thuê mặt bằng mở quán cafe. Từ đó bạn sẽ dễ dàng lên phương án decor lại không gian của quán.

Những thói quen của đối tượng khách hàng mục tiêu quyết định địa điểm mở quán cafe

Nếu khách hàng của bạn thuộc nhóm học sinh, sinh viên, nằm trong độ tuổi từ 16- 24. Họ có mức chi trả cho đồ uống trong khoảng 30.000- 50.000 đồng. Thường đi theo nhóm bạn và có tần suất 3-4 lần/ tháng đến quán cà phê.  Khách hàng có nhu cầu sử dụng các loại đồ ăn vặt đi kèm. Vì vậy, bạn nên mở quán cafe có địa điểm gần các trường học. Không gian quán trẻ trung và nên có các góc “sống ảo” để phục vụ việc chụp ảnh check-in.

Nên tìm hiểu đối thủ cạnh tranh trước khi mở quán cafe

Bạn nên  dành thời gian khảo sát các đối thủ cạnh tranh của mình. Xác định rõ đối thủ cạnh tranh là ai, vị trí của quán đối thủ ở đâu? Sản phẩm của họ có những gì nổi bật? Mức giá bán thế nào và khách hàng tiềm năng của họ thế nào? Quán có những hạn chế gì còn gặp phải?

Trước khi mở quán cafe, bạn nên dành thời gian tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh của mình

Bạn có thể nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh qua nhiều nguồn khác nhau. Tìm kiếm thông tin trên mạng, khảo sát trên các trang mạng xã hội hoặc nhờ các đơn vị chuyên nghiên cứu thị trường. Hoặc đơn giản nhưng hiệu quả nhất, đó là bạn hãy đến tận nơi. Tự trải nghiệm các sản phẩm, dịch vụ của đối thủ. Điều này sẽ giúp bạn rút ra được các kinh nghiệm và đánh giá đối thủ chính xác hơn. Bạn cũng có thể tìm thấy ý tưởng mở quán cafe đem lại hiệu quả từ chính các đối thủ của mình.

Lên ý tưởng về mô hình mở quán cafe

Bước tiếp theo, bạn cần lựa chọn ý tưởng cho mô hình mở quán cafe phù hợp. Chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn 2 mô hình kinh doanh quán cà phê thường gặp. Đó là mô hình mở quán cafe truyền thống và mô hình nhượng quyền.

Mở quán cafe mô hình truyền thống

Với cách mở quán cafe mô hình truyền thống, bạn có thể thoải mái lựa chọn và quyết định hình thức kinh doanh. Ngay từ việc lên ý tưởng thiết kế, thi công, những hoạt động kinh doanh và khuyến mại,…. Tuy nhiên, bạn cũng cần có những hiểu biết nhất định về việc quản lý và xây dựng thương hiệu, kế toán, thu chi,… để đảm bảo lợi nhuận của quán.

Mở quán cafe mô hình truyền thống, bạn có thể tự do trang trí theo sở thích của mình

Có rất nhiều ý tưởng mở quán cafe cho bạn lựa chọn. Thường thấy là cà phê bình dân, cà phê ăn sáng, cà phê bóng đá, cà phê sân vườn, cà phê phòng trà, hay cà phê takeaway,…. Ngoài ra, bạn nên chọn đa dạng các hình thức thanh toán và phục vụ, bài trí, giúp để lại ấn tượng tốt cho khách hàng.

Kinh nghiệm mở quán cafe mô hình nhượng quyền

Đối với mô hình mở quán cafe mô hình nhượng quyền, bạn nên có một khoản tiền nhất định để chuẩn bị cho việc xin nhượng quyền thương hiệu kinh doanh. Tất cả những vật dụng khi mở quán cafe, công thức pha chế và hình thức hoạt động, thiết kế không gian, menu đồ uống, phong cách phục vụ,… đều được quy định và thực hiện nghiêm ngặt theo phong cách của thương hiệu.

Bạn cũng có thể lựa chọn mô hình nhượng quyền khi mở quán cà phê

Lợi ích của  của việc mở quán cà phê theo mô hình nhượng quyền đó là bạn không mất quá nhiều thời gian để dự trù chi phí mở quán cafe và lựa chọn hình thức và sản phẩm và ý tưởng kinh doanh. Sau ký kết hợp đồng nhượng quyền, bạn đã có thể bắt tay ngay vào công việc thi công và mở quán cafe của mình.

Tuy nhiên, việc kinh doanh theo hình thức nhượng quyền, bạn cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc của thương hiệu mẹ như menu, hàng hóa, nguyên liệu, ý tưởng trang trí và cả chương trình khuyến mại. Vì vậy, bạn sẽ rất khó khăn khi muốn thay đổi theo ý của mình. Ngoài ra, với một số thương hiệu, bạn sẽ phải chia lợi nhuận của mình theo tháng với họ.

Bạn cần đáp ứng các quy tắc của thương hiệu mẹ khi mở quán cà phê nhượng quyền 

 

Bạn hãy cân nhắc thật kỹ để lựa chọn được mô hình kinh doanh phù hợp với khả năng tài chính và mong muốn phát triển khi mở quán cà phê của mình nhé!

Lập kế hoạch kinh doanh và dự trù kinh phí mở quán cafe

Việc lập kế hoạch kinh doanh và dự trù kinh phí rất quan trọng. Bạn sẽ định hình rõ hơn phương hướng phát triển cho quán cà phê của mình trong tương lai. Ngoài ra, việc lên kế hoạch cũng giúp tính toán được chi phí dự trù cần thiết.

Lập kế hoạch kinh doanh

Hãy xây dựng kế hoạch kinh doanh cho quán cà phê của mình. Bạn nên xác định rõ tổng diện tích kinh doanh của quán là bao nhiêu (cả trong nhà và ngoài trời nếu có)? Quán có sức chứa bao nhiêu khách? Bạn sẽ kinh doanh những mặt hàng gì,trong tầm giá là bao nhiêu? Khi nào cần thuê nhân viên và chọn ngày khai trương là khi nào?….

Bạn nên có kế hoạch cụ thể trước khi bắt tay vào thực hiện mở quán cà phê

Bạn nên đưa ra các chỉ số kinh doanh. Điều này không chỉ giúp bạn nắm rõ được thu- chi dễ dàng mà còn tạo động lực khi bạn mở quán cafe. Bạn cũng nên đưa ra doanh thu mong muốn hàng tháng. Hãy lên kế hoạch khi nào có thể thu hồi vốn, khả năng chịu thua lỗ trong bao lâu.

Chi phí thuê mặt bằng

Các quán cà phê thường hay đặt tại mặt đường, nơi gần các trường học, công sở,.. bởi đây là những nơi dễ thu hút khách hàng nhất. Tuy nhiên, bạn cần xem xét xem liệu địa điểm ấy có thuận lợi để kinh doanh không, mức độ cạnh tranh ra sao, mức độ an ninh có đảm bảo không,…

Ngoài ra, tùy theo mô hình kinh doanh mà bạn nên lựa chọn một diện tích kinh doanh phù hợp. Ví dụ: thuê mặt bằng để bán take away thì 25-30m3 sẽ là phù hợp, còn kinh doanh cà phê đá bóng, sân vườn thì bạn cần diện tích lớn hơn nhiều.

Chi phí pháp lý

Để có thể bắt đầu kinh doanh quán cafe, bạn cần có giấy phép kinh doanh. Chi phí xin cấp phép kinh doanh bao gồm: lệ phí đăng kí kinh doanh, phí cung cấp thông tin doanh nghiệp (ước tính khoảng 1,5 triệu đồng). Ngoài ra còn các chi phí khác như chi phí bảo hiểm,…

Chi phí trang trí và thiết kế

Yếu tố trang trí và thiết kế là một phần không thể thiếu để thu hút khách hàng. Bạn cần phải liệt kê chính xác bạn sẽ trang trí và thiết kế như thế nào, số lượng là bao nhiêu theo diện tích không gian sử dụng và phong cách trang trí đã lựa chọn từ trước.

Chi phí thuê nhân sự

Thông thường, một quán cà phê nhỏ sẽ cần từ 2-3 nhân viên pha chế và phục vụ. Các nhân viên pha chế thường có mức lương sẽ cao hơn khi chỉ thuê phục vụ. Bạn có thể cân nhắc việc thuê nhân viên part-time để tối ưu chi phí khi thuê nhân sự.

Chi phí nguyên vật liệu, dụng cụ

Nguyên vật liệu tốt và có nguồn gốc rõ ràng sẽ giúp thức uống của bạn có hương vị thơm ngon và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Thường thì một quán cà phê sẽ cần khoảng 10-15 triệu đồng để chuẩn bị các nguyên liệu như: Cà phê các loại, trà, sữa đặc, đường,…

Ngoài ra, bạn cần tính toán xem mình sẽ cần những dụng cụ gì như: máy xay hạt, máy pha cà phê chuyên dụng, máy xay sinh tố, tủ làm mát,…

Chi phí marketing

Hiện nay, có nhiều phương thức marketing khác nhau và mức chi phí cũng rất đa dạng. Bạn có thể tự thực hiện việc quảng bá thương hiệu cho quán của mình hoặc tham khảo các đơn vị làm marketing chuyên nghiệp để có được các quảng cáo tốt nhất cho quán cà phê của mình.

Kinh phí mở một quán cà phê theo các mô hình

Kinh phí ước tính để mở một quán cà phê nhỏ, bình dân thường trong khoảng 100 triệu đồng cho những tháng đầu. Tùy thuộc vào tình hình kinh doanh mà bạn có thể mua thêm các thiết bị máy móc cũng như tuyển thêm nhân viên để phù hợp cho việc cung cấp dịch vụ, từ đó nhanh chóng thu hồi vốn và mở rộng kinh doanh.

Cà phê nhượng quyền thương hiệu giúp tiết kiệm nhiều thời gian setup

Khi mở các quán cà phê sân vườn, bạn cần chuẩn bị khoảng 4-500 triệu đồng để duy trì việc kinh doanh. Các loại hình như cà phê bóng đá, cà phê sách hay take away thì chi phí sẽ dao động ở mức từ 150-250 triệu đồng.

Với hình thức kinh doanh nhượng quyền, bạn sẽ cần bỏ ra tối thiểu 400 triệu. Hoặc tùy theo mức độ nổi tiếng của thương hiệu đó. Hầu như chi phí này đã bao gồm chi phí nhương quyền. Chi phí trang trí thiết kế, chi phí marketing theo chuỗi,…. Bạn sẽ cần chuẩn bị thêm các chi khác như nhân công, mặt bằng,…

Lựa chọn mặt bằng và thiết kế khi mở quán cafe

Việc lựa chọn địa điểm và thiết kế quán cà phê cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc thu hút khách mới và giữ chân khách cũ quay lại.

Lựa chọn mặt bằng để mở quán cafe

Tùy theo loại hình kinh doanh mà bạn sẽ cần diện tích quán và vị trí phù hợp. Ví dụ như quán cà phê take away thì nên ở gần mặt đường để tiện cho người mua. Diện tích vào khoảng 15-25 mét vuông là phù hợp. Đối với quán cà phê sân vườn thì diện tích tối thiểu là 50 mét vuông.

Ngoài ra, còn cần phải chuẩn bị vị trí để xe phù hợp cho khách hàng, nếu mặt bằng bạn thuê không có chỗ để  xe thì bạn nên cần nhắn tìm một nơi để khách của bạn có nơi đảm bảo để trông xe nhé.

Thiết kế quán cà phê

Bạn có thể lựa chọn việc tự thiết kế không gian của quán cà phê. Điều đó giúp tiết kiệm chi phí và dễ dàng thay đổi theo ý muốn của bản thân. Nhưng với những chưa có kinh nghiệm mở quán cà phê thì việc này sẽ rất khó khăn. Bạn nên tìm kiếm các thiết kế đẹp mắt trên Internet để dễ dàng lên ý tưởng và thực hiện.

Ngoài ra, các chủ quán cà phê hiện nay thường nhờ đến các đơn vị setup quán chuyên nghiệp. Tuy phải chi trả thêm chi phí nhưng việc này sẽ tiết kiệm thời gian và đảm bảo cho việc thiết kế hợp lý và đồng nhất. 

Lựa chọn tên và logo cho quán cà phê

Đây có lẽ là bước mà khiến cho chủ quán cà phê khó lựa chọn nhất. Hãy chọn một cái tên phù hợp với phong cách của quán để khách hàng dễ dàng nhớ tới. Một logo đẹp, dễ nhớ và độc đáo cũng tạo một điểm nhấn cho chính quán cà phê của bạn.

Lập menu trước khi mở quán cafe

Đối với những mô hình nhượng quyền thì bạn sẽ không cần lo nghĩ đến vấn đề menu. Bạn được quyền sử dụng luôn menu và các công thức mà thương hiệu đã lên từ trước. Việc này sẽ đảm bảo chất lượng đồ uồng và không tốn thời gian để nghĩ tên, các công thức món.

Vậy đối với các mô hình truyền thống thì sao? Bạn nên học một khóa pha chế đồ uống. Việc chủ quán cà phê đi học pha chế cơ bản là điều rất cần thiết. Bạn có thể hiểu rõ về nguyên liệu, cách chế biến,…. Đảm bảo chất lượng cả khi chọn nguyên liệu lẫn đồ uống sau khi được pha chế. Bạn cũng có thể hiểu rõ cách quản lý, kiểm soát nguyên liệu, đào tạo nhân viên sau này.

Bạn nên thuê một bartender có chuyên môn để giúp xây dựng menu cho quán. Dù sẽ tốn thêm một khoản chi phí nhưng giúp menu độc đáo và có hương vị thơm ngon hơn.

Lên danh sách các vật dụng, nội thất trang trí quán cà phê

Khi mở quán cà phê, việc lên danh sách chi tiết các vật dụng và nội thất trang trí. Điều đó sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc đảm bảo việc vận hành và kiểm soát thiết bị sau này. Nhóm dụng cụ pha chế gồm các quầy pha chế, máy pha cà phê, máy xay hạt, máy xay sinh tố, máy ép hoa quả, dụng cụ đong, ấm nước nóng, bình lắc, tủ lạnh,…

Nhóm các dụng cụ phục vụ: Cốc, ly, menu, khay, đĩa, lót ly,….Nhóm trang trí nột thất gồm có: bình hoa, cây trang trí, kệ sách, đồ trang trí, hệ thống âm thanh, ánh sáng,…. Hệ thống quản lý: bạn nên mua một chiếc máy tính hoặc POS. Cùng với đó là hệ thông quản lý để dễ dàng kiểm soát doanh thu và nguồn hàng hóa tại của hàng.

Tuyển dụng nhân viên khi mở quán cafe

Phong cách phục vụ khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc kinh doanh của quán cà phê sau này. Nhân viên phục vụ tại quán phải có thái độ niềm nở, cởi mở, nhiệt tình và chu đáo. 

Nhân viên pha chế cần có tay nghề tốt. Cần có kỹ năng kinh nghiệm pha chế, vị giác tốt. Ngoài ra cần có cả khả năng thẩm mỹ tốt để đưa đến các sản phẩm không chỉ ngon miệng mà còn ngon mắt.

Chuẩn bị các thủ tục pháp lý để mở quán cafe

Tương tự như các hình thức kinh doanh khác, trước khi mở quán cà phê, bạn đều cần phải có một số giấy phép bắt buộc. Đăng ký kinh doanh, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn cháy nổ, v.v… Tránh trường hợp sau này bị cơ quan chức năng đến kiểm tra bất cứ lúc nào. Trường hợp xấu nhất có thể bạn tạm ngừng kinh doanh một thời gian và tất nhiên sẽ ảnh hưởng không ít đến thương hiệu của bạn.. 

Chuẩn bị hoạt động truyền thông, marketing và khai trương quán cà phê

Để có nhiều khách hàng biết đến quán cà phê của bạn hơn, bạn cần phải lên kế hoạch cho hoạt động quảng bá. Bạn có thể phát tờ rơi hoặc quảng cáo trên mạng xã hội sẽ đem lại hiệu quả tích cực. Việc phát tờ rơi ở khu vực lân cận của quán bạn sẽ giúp khách hàng biết đến và ghé thăm quán cà phê của bạn. Hình thức này sẽ phù hợp khi quán gần các trường học, chung cư hay văn phòng…

Quảng cáo trên mạng xã hội. Việc lập ra một fanpage cho quán cà phê sẽ là bước đầu để xây dựng thương hiệu cho quán. Bạn có thể chia sẻ hình ảnh đẹp của quán, các feedback tốt của khách hàng. Ngoài ra, có thể chạy quảng cáo trên facebook để mở rộng thị trường khác.

Khi khai trương quán, ban có thể áp dụng những hình thức khuyến mãi để tăng lượng khách. Mở mini game trong ngày khai trương, yêu cầu người tham gia phải mua sản phẩm, check-in tại quán và tag bạn bè. Ngoài ra, bạn có thể áp dụng tặng quà khi check-in tại quán hay tặng voucher cho khách đến lần sau…

Hy vọng những kinh nghiệm mà Aleva chia sẻ sẽ giúp ích cho những bạn đang có dự định mở quán cafe. Lựa chọn thêm ô lệch tâm và bàn ghế tân cổ điển của chúng tôi để trang bị cho quán cafe của mình sản phẩm có chất lượng tốt nhất.